Preço ou custo operacional: o que realmente importa para os Banheiros Públicos?

Quando chega o momento da compra de equipamentos para os sanitários, a pergunta “quanto custa?” informa apenas uma fração do que é importante para a melhor decisão.

O preço de um produto é o que aparece na nota fiscal. O custo operacional é o que aparece no balanço ao longo dos próximos três, cinco ou dez anos. São coisas diferentes, cuja falta da correta perspectiva, pode custar caro para gestão.

O que a etiqueta de preço não diz

Uma análise baseada no custo inicial, que pode parecer óbvia ao se comparar preços 2 a 3 vezes maiores, que ignora uma série de variáveis que determinam o custo real ao longo do tempo, pode ser uma armadilha.

Em um dispensador de sabonete por exemplo cabe as perguntas: Com que frequência o modelo mais barato vai precisar de manutenção? Qual é a vida útil estimada em uso intenso? O sistema de dosagem controla a quantidade liberada ou desperdiça insumos? As peças de reposição estão disponíveis e a que custo? O fabricante oferece suporte técnico e treinamento para a equipe de manutenção?

Segundo pesquisa da Gartner sobre gestão de suprimentos, empresas que adotam o custo total de propriedade como critério de decisão, em vez do preço de aquisição, reduzem em média 15% dos custos totais ao longo de três anos. E estudos sobre ciclo de vida de equipamentos industriais apontam que o preço de compra representa apenas 20% a 30% do custo total de propriedade ao longo da vida útil do ativo.

No contexto de sanitários coletivos em operações de alto fluxo, essa proporção é ainda mais acentuada. O equipamento é usado muitas vezes ao dia, por diferentes pessoas, em condições que variam do uso cuidadoso ao uso descuidado. O desgaste é real, frequente e acelerado em relação ao uso residencial.

Onde o custo operacional se acumula (custo total de propriedade)

Há quatro categorias de custo que raramente aparecem na planilha de cotação, mas que determinam o impacto financeiro real de uma especificação:

- frequência de manutenção: Equipamentos de qualidade inferior ou inadequados ao volume de uso precisam de intervenções mais frequentes. Cada chamado de manutenção tem custo de mão de obra, deslocamento e, muitas vezes, peça de reposição comprada no varejo com margem maior do que no canal técnico. Em operações com dezenas ou centenas de equipamentos, essa diferença acumulada ao longo de um ano é muito significativa.

- consumo de insumos: Dispensadores sem sistema de dosagem controlada liberam quantidades variáveis de sabonete ou papel a cada uso. Em um ambiente com 300 usuários diários, a diferença entre um dispensador com dosagem controlada e um sem, representar um aumento no consumo de insumos, superior a 30% ao mês. Multiplicado por doze meses do ano, e por todos os usuários que utilizaram, esse número passa a ser impactante no orçamento.

- substituição antecipada: Um equipamento que foi especificado para uso residencial, ou para fluxo moderado, colocado em um ambiente de alto tráfego vai atingir seu limite antes do previsto. O custo da segunda compra, somado ao da primeira mais as constantes manutenções ao longo do uso, e a nova instalação, supera o que teria sido gasto com um equipamento mais robusto desde o início.

- tempo da equipe de conservação: Cada dispensador sem insumos, cada torneira com comportamento irregular, cada descarga que precisa ser acionada manualmente porque o sensor falhou representa tempo de equipe desviado de outras tarefas. Em operações enxutas, esse custo de oportunidade é real, mesmo que não apareça em nenhuma linha de orçamento.

Para além do custo, aquilo que deve nortear todas as decisões, a experiência do usuário, no caso do cliente. Valorizar o cliente, está diretamente alinhado com um bom atendimento. Encontrar um sanitário limpo, organizado, abastecido e funcional é o mínimo para uma boa experiência. Como bem colocou Sam Walton, fundador do Walmart; “Só existe um chefe: o cliente. E ele pode demitir todos, do presidente ao faxineiro, simplesmente gastando seu dinheiro em outro lugar.”

A armadilha do orçamento por fase

Uma das razões pelas quais o custo operacional é sistematicamente ignorado é estrutural: as empresas frequentemente separam o orçamento de aquisição do orçamento de manutenção. O gestor que aprova a compra nem sempre é o mesmo que lida com o custo de manutenção meses depois. E quando o custo operacional aparece, ele já está diluído em tantos outros itens que sua origem na decisão de compra original se perde.

A solução para isso é simples, mas exige disciplina: calcular o custo total de propriedade antes de fechar qualquer especificação. Isso significa estimar, com base em dados históricos ou em informações do fornecedor, o custo de operação e manutenção ao longo de três a cinco anos, e compará-lo entre as opções, não apenas o preço de aquisição. Quando esse cálculo é feito, o produto mais barato raramente vence.

O que perguntar antes de decidir

Para qualquer aquisição de equipamentos para sanitários de alto fluxo, há quatro perguntas que deveriam ser respondidas antes da decisão:

- Qual é a vida útil estimada deste produto com o volume de uso do meu ambiente?

- Qual é o consumo médio de insumos por ponto de uso com este equipamento?

- Qual é o custo e o prazo de entrega das peças de reposição mais comuns?

- O fornecedor oferece treinamento para a equipe de manutenção?

Diante dessas informações, calcular o custo total de propriedade deste equipamento ao longo de três, 5 ou 10 anos e comparar com as alternativas.

As respostas a essas perguntas transformam uma decisão de compra baseada em preço em uma decisão baseada em valor. E, na maioria das vezes, o produto que oferece menor custo total é aquele que foi projetado especificamente para o perfil de uso do ambiente, com material adequado, dosagem controlada, durabilidade comprovada e suporte técnico estruturado.

O preço importa. Mas ele é apenas o começo da conta.

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